Digitaal leadmanagement als onderdeel van de digitale strategie van een wereldwijd toonaangevende technologie-onderneming.

Vanuit de Business Unit Gripping Systems spraken wij met Benedikt Janßen, Director Product Sales Mechatronics, en Oliver Herbrik, Team Lead Components Product Sales Mechatronics, over de introductie van digitale leadregistratie. In het kader van de holistische digitaliseringsstrategie was het doel van SCHUNK om het leadmanagementproces te optimaliseren.

In het verleden werkte het beursteam zelfs op grote toonaangevende vakbeurzen zoals automatica en AMB zonder digitale ondersteuning. Na een gesprek met geïnteresseerden of klanten werden leadformulieren met de hand ingevuld, handmatig gescand en vervolgens eveneens handmatig in de SAP Sales Cloud overgezet. Met dit proces waren soms 10 tot 15 medewerkers in het backoffice bezig. Pas na ongeveer 10 werkdagen waren de nieuwe leads beschikbaar voor verdere opvolging.

„Het was duidelijk dat hier veel potentieel lag in de digitalisering van de leadregistratie“, bevestigt Benedikt Janßen, die al meerdere optimalisaties op het gebied van digitale verkoopmethoden heeft geïnitieerd. Binnen zijn team kreeg Oliver Herbrik de projectleiding voor de introductie van digitale leadregistratie met snapAddy VisitReport. Niet alleen de lengte en complexiteit van het proces waren drijfveren voor de verandering. Ook de ontoereikende datakwaliteit van de leadformulieren door onvolledige contactgegevens, matige scanresultaten en slechte leesbaarheid kostten het team in het verleden waardevolle tijd.

Voor Oliver Herbrik en Benedikt Janßen stond vast: de overstap van analoge naar digitale leadregistratie kan alleen slagen als het project afdelingsoverschrijdend wordt opgezet. Daarom werden uit alle relevante afdelingen vertegenwoordigers in het projectteam benoemd en werd met een grootschalige requirementsworkshop het startschot gegeven. De teamleden brachten de uiteenlopende behoeften en verwachtingen ten aanzien van de nieuwe workflow in kaart en legden als belangrijke multiplicatoren en ambassadeurs de basis voor een soepele introductie.

Het resultaat mag er zijn – in slechts vier maanden werd de implementatie gerealiseerd. Vervolgens volgde de praktijktest op de automatica in München, de toonaangevende beurs voor intelligente automatisering en robotica met 28.000 bezoekers.

Met het juiste changeproces en mensen die vanuit overtuiging vooruitgang stimuleren, slaagde SCHUNK er niet alleen in om de oplossing snel te koppelen, maar ook om een hoge acceptatie voor het gebruik van de app te realiseren. snapAddy VisitReport beleefde zijn première op de automatica in München en was meteen een groot succes. Naast digitale trainingen vooraf vond op de dag vóór de beurs een afsluitende live-training ter plaatse plaats. Dankzij deze gerichte voorbereiding en de intuïtieve bediening van de app kon het standteam al snel volledig zelfstandig werken. Ook de reacties van de standbezoekers waren vanaf het begin zeer positief.

Een interne enquête onder het standteam leverde uiteindelijk een tevredenheidsscore van 4,49 van 5 sterren op.

Rond de 2.200 leads werden voor het eerst met digitale ondersteuning op de automatica vastgelegd.

Benedikt Janßen benadrukt: „Bij meer dan 2.000 leads moet de kwaliteit kloppen. De digitale leadregistratie met snapAddy heeft er wezenlijk aan bijgedragen dat de automatica een groot succes was!“

De adviseurs op de beurs konden zich nog beter concentreren op het gesprek en de begeleiding van de klant. De contactregistratie liep eenvoudig mee op de achtergrond. Een groot pluspunt in de technische omgeving is de mogelijkheid om bijlagen aan het gespreksverslag „te hechten“ – uiteraard digitaal, in de vorm van foto’s of tekeningen binnen de app. Via de koppeling met het eigen CRM-systeem kunnen gesprekken met nieuwe contacten van een account bovendien direct worden toegewezen en kunnen bekende gesprekspartners uit de bestaande data worden geselecteerd. „De koppeling met de SAP Sales Cloud was een belangrijk argument bij onze keuze voor snapAddy, zodat we weten welke klant er bij ons aan tafel zit“, licht Oliver Herbrik toe.

Met behulp van de digitale, dynamische vragenlijst kunnen in de toekomst vragen gerichter worden gesteld dan voorheen met het statische, analoge formulier. Het beursteam krijgt zo diepere en betere informatie over prospects en klanten.

In zijn rol als standverantwoordelijke was Benedikt Janßen vooral enthousiast over de live-evaluatie van de beursactiviteiten, zoals o.a. welke reports op welk tijdstip zijn vastgelegd. Met deze inzichten konden de daaropvolgende beursdagen geoptimaliseerd worden. Ze vormen bovendien de basis voor de latere evaluatie van het beursresultaat: „De leadaantallen direct voor ogen hebben was briljant.“

Zodra de contactgegevens zijn vastgelegd en naar het CRM zijn geëxporteerd, staan ze binnen enkele ogenblikken in de app ter beschikking. Ook opvolgprocessen, zoals het versturen van catalogi en digitaal informatiemateriaal, kunnen bij SCHUNK nu volledig geautomatiseerd worden afgehandeld.

Bij uitgebreidere follow-upactiviteiten kan de binnen- en buitendienst voortaan in realtime de gegenereerde leadformulieren nabewerken. Dankzij VisitReport is de contactvastlegging volledig, de visitekaartjesscan levert vrijwel foutloze resultaten en zorgt ervoor dat alle relevante velden en verplichte velden worden ingevuld. Waar medewerkers voorheen nog wel eens moesten raden, behoren slecht leesbare notities en vervuilde of zoekgeraakte beursrapporten nu tot het verleden. Benedikt Janßen bevestigt: „We hebben in het verleden helaas moeten constateren dat het scannen van visitekaartjes een grote uitdaging is. snapAddy heeft dit zeer goed opgelost – ook internationaal.“

SCHUNK profiteert nu op twee manieren: de data zijn direct beschikbaar en kunnen meteen actief worden gebruikt. Het resultaat mag er zijn: de tijd voor de nabewerking is verkort van 10 naar 2 minuten.

De basis voor duurzame procesdigitalisering op het gebied van leadregistratie op beurzen is gelegd. Tegelijkertijd is duidelijk: na de introductie is vóór de volgende introductie. Dat bevestigt projectleider Oliver Herbrik: „Natuurlijk blijven we hiermee aan de slag en plannen we stapsgewijs de uitrol naar onze verkoopvestigingen in de hele EU.“ Bij SCHUNK ligt de focus momenteel op beurzen, maar op middellange termijn wordt ook gedacht aan een uitbreiding naar gebruik in de buitendienst.

Benedikt Janßen en Oliver Herbrik zijn het erover eens: „Alle medewerkers die betrokken waren bij de implementatie van snapAddy en de daaropvolgende customer support waren zeer behulpzaam en oplossingsgericht. Het is erg prettig om met jullie samen te werken en we sluiten toekomstige projecten zeker niet uit.“

Wij bedanken u voor de inkijk in deze case en zijn er trots op dat wij SCHUNK GmbH & Co. KG met snapAddy VisitReport konden ondersteunen bij de digitalisering van hun beursactiviteiten. Ook wij kijken uit naar verdere gezamenlijke projecten!