La capture numérique de leads : un pilier de la stratégie de numérisation de SCHUNK.

Nous avons échangé avec Benedikt Janssen, Director Product Sales Mechatronics, et Oliver Herbrik, Team Lead Components Product Sales Mechatronics, sur la mise en œuvre d'un outil de capture numérique de leads. Dans le cadre de sa stratégie globale de numérisation, SCHUNK a entrepris d'optimiser son processus de gestion des leads.

Auparavant, l'équipe salon participait aux principaux événements du secteur — comme automatica à Munich ou AMB à Stuttgart — sans aucun support numérique. Après chaque entretien avec un prospect ou un client existant, les collaborateurs remplissaient à la main des formulaires de données, les scannaient, puis les exportaient manuellement dans SAP Sales Cloud. Parfois, 10 à 15 personnes au bureau devaient en plus se charger de ce traitement. Résultat : les nouveaux leads ne pouvaient être contactés qu'au bout d'une dizaine de jours.

« Il était évident que la numérisation de la capture de leads avait un grand potentiel », confirme M. Janssen, qui a déjà mené plusieurs projets d'optimisation des méthodes commerciales numériques. M. Herbrik, quant à lui, a pris en charge la gestion du projet d'implémentation de la capture numérique de leads avec snapAddy VisitReport. Ce ne sont pas seulement le délai et la complexité du processus qui ont motivé le passage au numérique. Des facteurs tels que la mauvaise qualité des fiches — informations incomplètes, résultats de scan médiocres, écriture illisible — faisaient également perdre un temps précieux à l'équipe.

M. Herbrik et M. Janssen étaient d'accord : le passage de l'analogique au numérique ne pouvait réussir que si le projet était porté par l'ensemble de l'entreprise. Des représentants de tous les services concernés ont été intégrés au projet de numérisation, en commençant par une réunion interne pour définir les exigences à l'échelle du groupe. Les membres du projet ont discuté de l'ensemble des besoins et attentes liés au nouveau flux de travail, et ont souligné l'importance des ambassadeurs et relais internes — une base essentielle pour une mise en œuvre fluide.

Le résultat a été remarquable : l'implémentation a été achevée en quatre mois seulement. Le premier test grandeur nature a eu lieu lors du salon automatica à Munich, le principal salon de l'automatisation intelligente et de la robotique, qui attire 28 000 visiteurs.

Grâce à une conduite du changement adaptée et à des ambassadeurs convaincus, SCHUNK a non seulement réussi à déployer l'outil rapidement, mais aussi à obtenir un niveau élevé d'adoption. snapAddy VisitReport a été utilisé pour la première fois au salon automatica avec un succès immédiat. En amont, une formation numérique avait été organisée, complétée par une session de formation la veille du salon. Grâce à cette préparation et à l'ergonomie de l'application, le personnel du stand a rapidement pu l'utiliser en toute autonomie. Les réactions des visiteurs ont également été très positives dès le début.
Une enquête interne auprès du personnel du stand a donné un taux de satisfaction de 4,49 sur 5.

M. Janssen souligne : « Avec plusieurs centaines de leads par jour, il est essentiel que la qualité des données capturées soit optimale. La capture numérique de leads avec snapAddy a joué un rôle clé dans le succès de notre participation au salon automatica. »

Les conseillers sur le stand ont pu se concentrer davantage sur la rencontre et le conseil client. La capture des coordonnées s'est faite de manière fluide. Un autre avantage majeur : la possibilité de joindre numériquement des pièces jointes à l'historique des entretiens — photos ou croquis réalisés directement depuis l'application. De plus, grâce à l'interface avec le CRM, il était possible d'enregistrer directement les conversations avec de nouveaux contacts d'un compte et de sélectionner des interlocuteurs connus à partir des données existantes. « La connexion à SAP Sales Cloud a été un facteur clé dans notre décision pour snapAddy, car elle nous permet d'être plus efficaces face au client », explique M. Herbrik.
Grâce au questionnaire numérique et dynamique, il est possible de poser des questions plus spécifiques qu'avec un questionnaire classique. L'équipe salon a obtenu des informations plus détaillées et de meilleure qualité sur les clients potentiels.

En tant que responsable du stand, M. Janssen a particulièrement apprécié la possibilité de consulter en direct le bilan des activités du salon — par exemple, le nombre et le type de rapports enregistrés. Ces données ont permis d'optimiser les jours suivants du salon, puis d'évaluer le succès de l'événement a posteriori : « C'était génial d'avoir les indicateurs clés directement sous les yeux. »

Une fois les coordonnées capturées, elles sont enregistrées dans l'application en un clin d'œil et peuvent être exportées immédiatement ou ultérieurement vers le CRM. Même des processus tels que l'envoi de catalogues d'information sous forme numérique peuvent désormais être gérés automatiquement par SCHUNK.

Pour un suivi plus complet, les équipes au bureau comme les commerciaux en visite client peuvent désormais traiter en temps réel les fiches créées sur les leads. La capture des contacts est exhaustive grâce à VisitReport : le scan des cartes de visite fournit des résultats pratiquement sans erreur et garantit que tous les champs pertinents et obligatoires sont remplis. Ce qui posait auparavant problème — notes illisibles, rapports de salon incomplets ou manquants — est désormais résolu. M. Janssen confirme : « Jusque-là, nous n'avions pas trouvé de solution de scan de cartes de visite performante. snapAddy en est une, et à l'échelle internationale ! »

SCHUNK en tire un double avantage : les données sont enregistrées immédiatement et peuvent être traitées rapidement. Le résultat est impressionnant : le temps de traitement d'un lead est passé de 10 à 2 minutes.

Le premier pas vers la numérisation durable de la capture de leads sur les salons a été franchi. Mais comme on le sait, la fin n'est que le début. Le chef de projet Oliver Herbrik confirme : « Bien sûr, nous continuerons à travailler sur ce projet et prévoyons de déployer progressivement l'outil dans nos bureaux commerciaux à travers l'UE. »

Actuellement, SCHUNK se concentre sur les salons, mais un déploiement à moyen terme pour les visites clients est également envisagé.

Janssen et Herbrik s'accordent à dire : « Tous les collaborateurs de snapAddy qui ont participé à la mise en place et au support ont été très utiles et orientés solutions. Ce fut un réel plaisir de travailler ensemble, et nous n'excluons certainement pas de futurs projets communs. »

Nous remercions SCHUNK GmbH & Co. KG pour ce témoignage et sommes très fiers de les avoir accompagnés avec snapAddy VisitReport dans la numérisation de leurs activités salon. Nous nous réjouissons de poursuivre cette collaboration.